エクセル計算式(関数)を保護するための仕組み!Excelの基本、新常識!

Excel計算式保護の仕組み 公務員試験・仕事術
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せっかくエクセルに計算式を入れたのに、誰かがセル上書きして計算式が壊されてしまった!
そんな経験は多いのではないでしょうか。有効な対策を紹介します。Excelの基本、新常識です。

  • 入力シート → 計算シート → 出力シートに分けて管理(ツール化)
  • 大事な計算式はセルロックする

3シートに分ける利点は、保守性の確保です。
入力データの変更、計算方式の変更、提出書式の変更を切り分けて管理できます。

入力用、計算、出力用にシートを分けて管理(ツール化)

そもそも計算式が入ったシートに入力させない仕組みがあればよいのです。
よく使うExcelファイルは、入力、計算式、出力用にシートを分けて「ツール化」します

  • 入力シートは、入力作業のみ
  • 計算シートは、作業NG!計算式を事前登録、入力シートのデータを自動集計します。
  • 出力シートは、基本的に作業NG!計算シート結果を提出用書式に反映します。

入力シート(作業)

データ入力用のワークシート。CSVファイル等をシンプルに挿入する、コピペする方式としましょう。転記はミス、漏れの原因となります。

複数の入力データがある場合は、入力シートを複数用意しましょう。

データ転記はミスを招く データ転記は、ミスを招くので控えましょう
コピペ推奨 CSVファイルのデータ挿入やコピペは、漏れなく安全で推奨します

入力シートは、「入力」作業のみをします。

計算シート(自動化。作業NG)

計算シート自動計算用のシート。作業させないことにより、計算式を守る。

入力シートを参照して、入力シートからデータ反映して集計するシートです。
事前に計算式やピボットテーブルを登録しておき、自動計算させます。

計算シートでの作業は、基本的にNGとします。入力用の作業シートと分けることで、計算式が上書きされるリスクを回避します。

ピボットテーブル

ピボットテーブルが簡単に集計できて自由度も高いので、おすすめです。この場合、入力シートを変更したら、「データ更新」ボタンを押しましょう。それ以外の作業はNGです。

出力シート(成果物の自動作成)

出力用シート計算結果を反映して提出物(成果物)を自動作成するシート。
作業は、基本的に「印刷(プリントアウト)」のみとします。

計算シートの計算結果を参照して、提出用フォーマットに反映するワークシートです。

計算シートと分ける理由は、提出物(成果物)は、結構な頻度でフォーマット変更があるからです。その度に計算式も更新するとなると、計算が狂うリスクが高まります。

表・グラフの加工は、出力シートを複製して作業

表・グラフは「見せ方」が重要になります。
成果物を「魅せる」ための加工は、出力シートを複製して作業しましょう。

セルロック

重要な計算式を守りたい!そんな時は、Excelのセルロック機能やシートロック機能を使いましょう。ただし、むやみにパスワードロックするのは控えましょう。まわりに迷惑をかけます。

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